スプレッドシートの最大の強みは共有と同時編集です。同時に、設定を間違えると情報が意図せず外に出るのもここです。
このページでは、権限の違いと、実務で必要な保護の設定を整理します。
3つの権限
右上の「共有」ボタンから設定します。
| 権限 | できること |
|---|---|
| 閲覧者 | 見る・ダウンロード・コピー |
| 閲覧者（コメント可） | 上記＋コメントを付ける |
| 編集者 | 上記＋編集・共有設定の変更 |
編集者は共有設定も変更できます。 つまり、編集者に渡すということは「この人が誰にでも共有できる状態にする」ことを意味します。ここは意識しておく価値があります。
リンク共有の危険性
「一般的なアクセス」の設定が2種類あります。
| 設定 | 意味 |
|---|---|
| 制限付き | 招待した人だけ |
| リンクを知っている全員 | URLを持つ誰でも |
「リンクを知っている全員」は、URLが転送されれば誰でも見られます。 Googleアカウントすら不要です。
社内チャットに貼ったURLが社外に転送される、という事故は実際によく起きます。業務データでは「制限付き」を基本にしてください。
「リンクを知っている全員」を使っていいのは、公開前提の資料だけです。
誰に共有されているかを確認する
共有ボタンを押すと、アクセス権を持つ人の一覧が出ます。
定期的に確認してください。 退職者や、一時的に共有した外部の人が残っていることがあります。
編集させたくないけど見せたい
閲覧者にすれば編集できません。
さらに、閲覧者のダウンロード・印刷・コピーを禁止することもできます。
共有画面の歯車アイコン →「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外します。
ただし、これは完全な保護ではありません。 画面は見えているので、スクリーンショットは撮れますし、手で書き写すこともできます。「うっかり流出」を減らす効果はあるが、悪意には勝てないと理解しておいてください。
本当に見せたくないデータは、そもそも共有しないのが唯一の対策です。
シートの保護 ── 一部だけ編集させない
編集者に渡しつつ、特定のシートや範囲だけ触らせないことができます。
「データ → シートと範囲を保護」
シート全体を保護する
集計シートや設定シートを守るのに使います。
「一部のセルを除く」を選べば、入力させたいセルだけ開けておくこともできます。
範囲だけ保護する
数式の入った列だけを守る、という使い方です。入力用の列は開いたまま、計算列だけロックできます。
権限の設定
保護した範囲には3つの設定ができます。
| 設定 | 動き |
|---|---|
| 自分のみ | 自分だけ編集できる |
| カスタム | 指定した人だけ編集できる |
| 警告を表示 | 誰でも編集できるが、確認ダイアログが出る |
「警告を表示」が実務では便利です。 完全に禁止すると運用が回らなくなることがありますが、警告があれば「うっかり触った」は防げます。
注意：保護は編集者に対する制限です。 ファイルのオーナーと、保護を設定した人は常に編集できます。
同時編集で困らないための工夫
フィルタ表示を使う
通常の「フィルタ」は全員の画面に影響します。 誰かが絞り込むと、他の人の画面も変わります。
「データ → フィルタ表示 → 新しいフィルタ表示を作成」を使えば、自分だけに適用されます。複数人で使うファイルでは必ずこちらを使ってください。
並べ替えに注意
並べ替えは元データの順番を変えてしまいます。元に戻せません（履歴からは戻せます）。
順番を変えずに並べ替えた結果を見たいなら、SORT 関数を別シートに置いてください。
=SORT(データ!A2:D1000, 3, FALSE)元の表に手を触れずに、並べ替えた結果だけを見られます。
変更履歴で追える
「ファイル → 変更履歴 → 変更履歴を表示」で、いつ誰が何を変えたかが全部見られます。
セルを右クリック →「編集履歴を表示」で、そのセルだけの履歴も見られます。「誰がこの数字を変えたのか」が特定できるので、トラブル時に有効です。
通知を設定する
「ツール → 通知設定」で、変更があったときにメールを受け取れます。
- – 変更のたび
- – 1日1回のまとめ
重要なファイルには設定しておく価値があります。 意図しない変更に早く気づけます。
公開の設定（要注意）
「ファイル → 共有 → ウェブに公開」は、インターネット上の誰でもアクセスできる状態にする機能です。
検索エンジンにインデックスされる可能性もあります。業務データでは絶対に使わないでください。
既に公開されていないか確認するには、同じメニューを開いて「公開を停止」ボタンが出ていないかを見てください。
共有前のチェックリスト
外部に共有する前に確認する項目です。
- – [ ] 非表示のシートに機密データが残っていないか
- – [ ] 非表示の列・行にメモが残っていないか
- – [ ] コメントに社内向けの記述が残っていないか
- – ] [IMPORTRANGE で別ファイルを参照していないか（参照先の権限も必要になる）
- – [ ] 「リンクを知っている全員」になっていないか
非表示のシートは、閲覧者でも簡単に表示できます。 隠したつもりでも見えます。本当に見せたくないなら、削除してから共有してください。
IMPORTRANGEを使っている場合
IMPORTRANGE で別ファイルを参照しているシートを共有すると、相手が参照先ファイルへの閲覧権限を持っていないとデータが表示されません。
「自分には見えるのに、相手には見えない」という相談の大半がこれです。参照先ファイルの共有設定も確認してください。
まとめ
- – 権限は閲覧者・コメント可・編集者の3段階。編集者は共有設定も変えられる
- – 「リンクを知っている全員」は転送で誰でも見られる。 業務データは「制限付き」
- – 一部だけ守るなら「シートと範囲を保護」。「警告を表示」が実用的
- – 同時編集ではフィルタ表示を使う（通常のフィルタは全員に影響）
- – 非表示のシートは隠れていない。 見せたくないなら削除する
- – IMPORTRANGE を使っていたら、参照先の権限も必要
関連ページ
- – スプレッドシートの使い方 — 基本操作のまとめ
- – IMPORTRANGE — 別ファイル参照と権限
- – SUBTOTAL — フィルタと集計
- – SORT — 元データを壊さない並べ替え